Cómo guardar documentos escaneados

¡Cuantos documentos! Oh Dios, ¿cómo encontraré justo lo que necesito? Ni un solo día de trabajo me bastará. No tiene sentido mirar el montón de “papeleo” que se ha formado en tu escritorio. Si no logras recuperar lo que necesitas es sólo tu culpa ya que no quisiste catalogarlos cuando tuviste la oportunidad y los dejaste holgazaneando al lado de la PC. ¡Bien hecho!

Pero a partir de hoy la cosa cambia, obviamente para mejor. ¿Me preguntas cómo? Pues es muy sencillo: escaneando todos los documentos y guardándolos en tu ordenador. Para ello, lea esta guía mía dedicada al tema en cuestión. Al final verás que tendrás las ideas perfectamente claras sobre qué hacer. Juntos descubriremos cómo hacerlo. guardar documentos escaneadostanto aprovechando la “instrumentación” ya incluida en Windows y Mac como recurriendo al uso de software de terceros, incluyendo también algunas características adicionales interesantes, como la posibilidad de crear automáticamente un archivo digital.

¿Cómo se dice? ¿No eres muy conocedor de TI y nuevas tecnologías y tienes miedo de que las instrucciones que te voy a dar estén fuera de tu alcance? Vamos, no seas un cobarde. Aparte de que no tendrás que hacer nada particularmente complejo, pero realmente no veo de qué preocuparte si estoy aquí contigo, listo y disponible, como siempre, para brindarte todas las aclaraciones que necesitas. Vamos entonces, dejemos la charla a un lado y empecemos inmediatamente a trabajar. ¿Estás listo? ¿Sí? Excelente. ¡Continuemos!

Índice

• Funciones “estándar” para escanear y guardar documentos
  • En Windows
  • En Mac
• Herramientas de terceros para guardar documentos escaneados
  • FlashJetScan (Windows)
  • Otros programas (Windows/Mac)
• Aplicación para guardar documentos escaneados

Funciones “estándar” para escanear y guardar documentos

¿Está interesado en comprender cómo escanear y guardar documentos en papel en su computadora utilizando las funciones que ya incluye esta última? Pues entonces lee las instrucciones sobre qué hacer que encontrarás justo debajo y en unos minutos sabrás más.

En Windows

¿Estás usando una PC con Windows? En este caso, para escanear y guardar los documentos escaneados puede utilizar Fax y escánerla herramienta preinstalada en los sistemas operativos de la compañía de Redmond a través de la cual es posible adquirir documentos en formato digital de una forma sumamente práctica a la vez que muy rápida.

¿Me preguntas cómo usarlo? Te lo diré enseguida. Primero, enciende tu escáner, levanta la tapa y coloca debajo el documento que deseas digitalizar. Luego cierre la tapa del escáner y abra la aplicación Fax y Escáner desde Menu de inicio de Windows (puedes encontrarlo en Accesorios). En la ventana que aparece en el escritorio, haga clic en Digitalizar que está en la parte inferior y luego en el botón Nueva digitalización arriba a la izquierda.

Luego revisa eso en la sección Escáner Se indica el dispositivo de escaneo que desea utilizar (y si no, corríjalo presionando el botón Cambiar…luego en el ícono de su escáner y haciendo clic en DE ACUERDO) y ajusta las opciones disponibles como creas que mejor se adapta a tus necesidades. Puede cambiar el perfil, potencia, formato de color, tipo de archivo, resolución, etc.

Para concluir y por tanto proceder a escanear y guardar el documento en formato digital, haga clic en el botón Avance y esperar a que se realice la adquisición. Una vez que se complete el procedimiento, podrá ver el escaneo en el panel lateral. Para guardarlo en su PC, haga clic en el botón Digitalizar y espere a que se complete la operación.

Luego guarde el archivo en su computadora haciendo clic derecho en el nombre de este último y eligiendo Guardar con nombre. Indique la ruta de destino y el formato del documento (puede elegir entre formato JPG y PNG) y luego presione Ahorrar y ya está.

En Mac

Si por el contrario lo que estás utilizando es un Mac, para poder escanear y guardar tus documentos en el ordenador puedes utilizar Adquisición de imágen. Se trata de una herramienta que, como en el caso de Windows, ya viene incluida en macOS y gracias a la cual es posible adquirir imágenes de documentos escaneados para luego guardarlas en el disco.

Para utilizar Image Capture, primero inicie la aplicación haciendo clic en el icono correspondiente (el que tiene la camara y las fotos) en la carpeta Otro del Plataforma de lanzamiento. También puede iniciar Image Capture llamando a la herramienta usando Destacar o puedes “convocarlo” a través siri o, nuevamente, puedes abrirlo yendo a la carpeta Aplicaciones.

Una vez que se muestre la ventana de la aplicación en el escritorio, encienda el escáner, abra la tapa y coloque debajo el documento sobre el que desea actuar.

Luego cierre la tapa y seleccione su impresora en el menú de la izquierda en Captura de imagen. Luego presione el botón Mostrar detalles en la parte inferior derecha y verás aparecer la vista previa del documento. Si esto no sucede, haga clic en el botón Avance ubicado en la parte inferior derecha.

Por lo tanto, ajusta las dimensiones del documento dibujando un rectángulo de selección en la vista previa del mismo que encuentras en el centro de la ventana de la aplicación, haciendo clic izquierdo en el punto deseado, continuando manteniéndolo presionado, dibujando la selección y luego soltando “ la empuñadura”.

Ahora debes ajustar, según tus necesidades y preferencias, las características del documento digital que estás a punto de obtener utilizando los elementos y menús de la derecha. Podrás definir el tipo de escaneo a realizar, la resolución del documento, el tamaño, la carpeta en la que guardar el archivo final, el nombre, etc.

Para concluir y por tanto guardar su documento escaneado, haga clic en el botón Escanear en la parte inferior derecha y una vez que se complete el proceso de escaneo verá aparecer una ventana con el nombre del documento que acaba de escanear. Al hacer clic en el botón con el lupa que encuentre debajo del nombre del archivo, podrá ver la ubicación en la que se guardó el archivo en su Mac. Fue simple, ¿verdad?

Herramientas de terceros para guardar documentos escaneados

Si no prefiere utilizar las herramientas anteriores, puede, como se mencionó al principio, guardar los documentos escaneados también utilizando herramientas de terceros que también ofrecen algunas funciones adicionales. A continuación encontrarás los que en mi opinión representan lo mejor de la categoría. Ponlos a prueba ahora.

FlashJetScan (Windows)

Sin duda, un excelente recurso de terceros para guardar documentos escaneados es FlashJetScan. Es un software gratuito para Windows que te permite escanear documentos en formato PDF y organizarlos automáticamente en tu computadora. Es muy fácil de usar y configurar. Pruébalo ahora y verás que no te arrepentirás.

Para comenzar a utilizar el software, primero conéctese a la página de descarga correspondiente en el sitio web de Softpedia y haga clic en el botón Descargas ubicado en la parte superior izquierda. En la página que se le muestra posteriormente, haga clic en el enlace Descarga segura de Softpedia (EE. UU.).

Una vez que se complete la descarga, extraiga el archivo comprimido obtenido en cualquier ubicación de Windows e inicie el archivo .exe que contiene. Luego haga clic en Aceptaren Síen Instalar y luego arriba Correr.

Una vez que se muestra la ventana del programa en tu escritorio, para poder escanear tus documentos y organizarlos por tipo, primero debes preocuparte por crear las categorías de referencia. Luego haga clic en el botón Añadir categoría en el menú de la izquierda, escriba el nombre de la categoría a crear en el campo Nombre adjunto a la ventana que se ha abierto, luego presiona el botón para seleccionar la carpeta en la que guardar los documentos escaneados en esa categoría y presiona el botón Ahorrar para guardar la configuración.

Una vez que se hayan generado todas las categorías (p. ej. Facturas, Banco etc.), encienda su escáner, levante la tapa, coloque el documento de referencia en su lugar y luego cierre la tapa. Así que haz clic en el botón Escanear documentos en la ventana del programa para iniciar el procedimiento de escaneo de un nuevo documento.

En la pantalla que luego verá aparecer, seleccione la categoría del documento a escanear usando el menú desplegable Categoríaasigne un nombre al archivo ingresándolo en el campo Descripción y haga clic enicono del escáner en la parte superior izquierda para iniciar el proceso de escaneo.

En la siguiente ventana que verá aparecer, elija la calidad con la que desea digitalizar el documento y luego presione el botón Escanearen fin y luego en el icono disco flexible. ¡Y voilá!

A continuación podrá consultar el archivo de documentos escaneados con el programa simplemente haciendo clic en el botón Buscar documentos en el menú lateral adjunto a la ventana principal del mismo. Luego puede buscar archivos según el nombre, las categorías y la fecha de creación. Para ver el artículo que le interesa, simplemente haga doble clic en él.

Otros programas (Windows/Mac)

¿Está buscando una alternativa válida al recurso anterior o está utilizando una Mac y por eso FlashJetScan no es un programa adecuado para su computadora? Entonces haz esto: echa un vistazo inmediatamente a mi tutorial centrado en los programas para archivar documentos y a mi artículo dedicado a los programas de archivado a través del cual, de hecho, te he proporcionado una rica lista de otras e interesantes herramientas utilizadas para este fin.

Puede encontrar más programas interesantes en mi publicación sobre programas de escaneo y en mi guía sobre programas de escaneo. En todos los casos, he mencionado recursos tanto gratuitos como de pago. Siéntete libre de elegir el que creas que es mejor para ti y descargarlo inmediatamente a tu computadora siguiendo las instrucciones que te proporcioné.

Aplicación para guardar documentos escaneados

Para concluir con nota alta, como dicen, quiero sugerir el uso de algunas aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas que puedes utilizar para guardar documentos escaneados desde el móvil. Incluso en este caso, se trata de recursos muy sencillos de utilizar. Pruébalos ahora.

• Escáner (Android/iOS) – Representa uno de los mejores recursos de la categoría. Simplemente enmarque cualquier documento “sobre la marcha” y la aplicación hará el resto por sí misma. Está disponible en diferentes versiones: una básica, que es gratuita y no tiene límites de tiempo ni marcas de agua, y tres versiones de pago que ofrecen funciones adicionales, como la carga automática de escaneos a servicios de almacenamiento en la nube.
• Escáner PDF rápido (Android) – Se trata de una aplicación gratuita muy válida gracias a la cual es posible escanear directamente desde la pantalla de tu smartphone (o tableta), digitalizando así diversos documentos con extrema facilidad. Puede procesar imágenes muy rápidamente e integra detección de bordes en tiempo real.
• Evernote escaneable (iOS) – Aplicación creada por el equipo de Evernote, el famoso servicio de toma de notas, diseñada específicamente para escanear desde teléfonos inteligentes y tabletas. Es gratis, además permite compartir los documentos que estén digitalizados con otros usuarios y además integra tecnología OCR. En resumen, ¿qué más se puede pedir?

Para obtener más detalles sobre las aplicaciones anteriores y familiarizarse con otros recursos para Android e iOS que pertenecen a la misma categoría, le sugiero encarecidamente que consulte mi tutorial sobre aplicaciones de escaneo y mi guía sobre aplicaciones de escáner de documentos.