Archivado de documentos también a través de interfaces con sistemas de terceros

“Más claro, más fácil de usar y con el objetivo de ampliar el archivo de documentos en Cobra y con socios colaboradores”, así resume el director general de Cobra, Jürgen Litz, los aspectos más destacados de las nuevas versiones de 2011. Con las nuevas funciones, se pueden crear tablas gratuitas adicionales, incluidas las independientes de la dirección, que a su vez se pueden vincular a otras tablas. Las relaciones complejas, por ejemplo en el sector inmobiliario o de arrendamiento, también se pueden representar con precisión mediante los llamados campos de relaciones. Se puede acceder de forma rápida y clara a lo discutido con un interesado o con un inversor cuando la persona de contacto de la empresa de renovación o reparación responsable se pone en contacto con usted para plantearle preguntas. Además de un importante ahorro de tiempo, esto también significa un impacto externo competente.

En la versión 2011, Cobra ha equipado todas las soluciones de software con una variedad de plantillas y estándares, lo que resulta útil y ahorra tiempo en trabajos recurrentes. Los usuarios ya están familiarizados con la amplia selección de informes y gráficos de muestra de Cobra Reporting. La versión Pro ahora también ofrece plantillas para usar al crear nuevos registros de datos. Por ejemplo, en el sector inmobiliario, se pueden crear y seleccionar cualquier número de máscaras para “apartamento de alquiler”, “casa” o “casa multifamiliar” según sus propias necesidades. El envío de correo en serie también se ha revisado para que con las nuevas versiones sea posible el envío de correo electrónico con control de tiempo. Los empleados de marketing o ventas pueden preparar correos electrónicos masivos y establecer una fecha programada para enviarlos. Además, el cliente individual puede ser bloqueado en la base de datos Cobra.

La búsqueda dentro de todas las áreas de datos se ha mejorado aún más con una barra de búsqueda rápida y una búsqueda fonética. Las opciones de filtro avanzadas garantizan una mejor visión general de grandes cantidades de datos. Por ejemplo, el empleado de ventas solo ve los clientes que pertenecen a su área de ventas y el gerente de servicio solo ve los casos de servicio abiertos que ya deberían haber sido resueltos. También se pueden almacenar campos que adviertan al empleado de ventas sobre malas prácticas de pago, por ejemplo. La colaboración dentro del equipo se ha mejorado gracias a la capacidad de agregar enlaces a conjuntos de datos relevantes directamente a un correo electrónico, cita o tarea. Por ejemplo, el empleado responsable puede conocer el caso de servicio urgente directamente y sin una búsqueda compleja. La constante actualización de los datos también está garantizada por la mejora de la comparación de datos: si, por ejemplo, una empresa comunica sus direcciones a un call center para una campaña telefónica, la información introducida por los operadores telefónicos vuelve a su propio sistema a través de la comparación de datos.

Este año, el especialista en software de Constanza ha puesto gran énfasis en ampliar el archivado de documentos, tanto como componente integrado en su propio software como en forma de interfaz con sistemas de terceros. “Cobra es un sistema CRM extremadamente potente que ofrece beneficios aún mayores cuando se combina con otros sistemas. En los últimos años hemos ampliado considerablemente nuestras conexiones con distintos sistemas de gestión de mercancías, este año nos hemos centrado en el tema DMS”, explica Litz. Una interfaz DMS abierta para proveedores externos ofrece a los usuarios amplias posibilidades de diseño. Ya se han implementado nuevas colaboraciones en las soluciones DMS de Inoxision GmbH y Morgenstern AG, se ha revisado la interfaz existente para Elo DMS y también está disponible una nueva para Docuware con las nuevas versiones. Estas interfaces también se pueden utilizar para buscar documentos de clientes, como facturas, contratos o documentos relacionados con proyectos que no se generaron desde el sistema Cobra. Al conectarse a los archivos, los correos electrónicos también se asignan automáticamente.

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